Магія «Про100 Табельника». Як зробити «гладкі» звіти з «шорстких» даних

Наша стаття скоріше орієнтована на непідготовленого читача, тому читачів, які добре розуміються на обговорюваній темі, я попрошу поставитися до надмірних подробиць у ній з розумінням.

Почнемо з ілюстрації предмета обговорення, який у деяких користувачів програми викликає здивування. Для цього порівняємо вміст Журналу операцій зі Звітом про відпрацьований час:

У процесі перегляду таблиці Звіту про відпрацьований час привертає увагу абсолютна однорідність його вмісту — 9:00 годин, і це при тому, що в Журналі операцій такої однорідності не спостерігається. Розкид часу приходу від 8:40 до 9:22, а відходу від 17:53 до 18:24.

Не треба цю обставину сприймати як помилку. Насправді це наслідок перетворень, завдяки яким коректні значення приводяться до типових, у даному контексті до 9:00 годин.

Чому не до 8:00, як заведено в табелях у бухгалтерів? Справа в тому, що завдання обліку робочого часу – вирішити коректно рівняння витрати робочого часу. І якщо, наприклад, робочий день співробітника починається о 9:00, а закінчується, з урахуванням перерви, о 18:00, то 18:00 – 9:00 = 9:00 і є коректне значення для цього рівняння.

Узагальнюючи, хочу зауважити, що ми вже отримали уявлення про те, яким має бути очікуваний результат. Тепер перейдемо до методів і розповімо як коректні значення приводяться до типових. Давайте з ними ознайомимось:

• Приведення часу реєстрації приходу та відходу співробітників до часу початку та закінчення їхнього робочого дня, відповідно.
• Приведення відпрацьованого часу співробітниками до тривалості їхнього робочого дня.

Приведення часу реєстрації приходу та відходу співробітників до часу початку та закінчення їхнього робочого дня, відповідно

На початку уточнимо, що мається на увазі під коректним виконанням операцій реєстрації? Звичайно ж, це дотримання простих і зрозумілих правил їх виконання. Наприклад, якщо:

• Робочий день розпочинається о 9:00, то час реєстрації приходу має бути в або до 9:00.
• Робочий день завершується о 18:00, то час реєстрації відходу повинен бути в або після 18:00.

Таким чином, операції реєстрації повинні: відкриваюча, перетинати час початку, а завершальна — час закінчення робочого дня співробітника, що проілюстровано на наступній екранній копії інтерфейсу програми:

Хочу зауважити, що перетворенню, що розглядається, підлягають тільки два різновиди операцій реєстрації: відкриваюча і завершальна. А проміжні завжди обробляються програмою у тому вигляді, у якому вони були створені у процесі реєстрації.

У реальності операції реєстрації можуть бути здійснені: відкриваюча, після початку і завершальна перед закінченням робочого дня співробітників, відповідно.

Тому для реалізації поставленої задачі використано два види перетворень:

• Обрізка – застосовується для виключення часу реєстрації поза інтервалом робочого дня працівника. Таким чином, у звітах про відпрацьований час не беруть участь інтервали реєстрації до початку або після закінчення його робочого дня.
• Розтяжка (продовження) – застосовується для нівелювання відставання годинника працівника, внаслідок якого, при реєстрації, сталося незначне, ненавмисне запізнення або передчасний відхід. Відтак, у звітах про відпрацьований час такі інтервали запізнення не враховуються.

На діаграмах обрізані та розтягнуті (продовжені) інтервали виділяються світло-зеленим кольором та відповідною іконкою у другій колонці таблиці значень.

Обрізка проводиться для:

• відкриваючої операції реєстрації, коли реєстрацію приходу здійснено до початку робочого дня співробітника:

По суті, для операції реєстрації здійснюється переприсвоєння часу приходу з 8:51 на 9:00, що адаптує її до робочого дня співробітника.

• завершальної операції реєстрації, коли реєстрацію відходу здійснено після закінчення робочого дня співробітника:

По суті, для операції реєстрації проводиться переприсвоєння часу відходу з 18:11 на 18:00, що адаптує її до робочого дня співробітника.

Розтяжка проводиться для:

• відкриваючої операції реєстрації, коли реєстрацію приходу зроблено після початку робочого дня співробітника, але в інтервалі часу Не враховувати як запізнення:
  

По суті, для операції реєстрації здійснюється переприсвоєння часу приходу з 9:03 на 9:00, що адаптує її до початку робочого дня співробітника.

• завершальної операції реєстрації, коли реєстрацію відходу здійснено до закінчення робочого дня співробітника, але в інтервалі часу Не враховувати як передчасний:

По суті, для операції реєстрації здійснюється переприсвоєння часу відходу з 17:57 на 18:00, що адаптує її до закінчення робочого дня співробітника.

Це універсальний параметр, який може бути використаний не тільки для інтерпретації обідньої перерви співробітників, але й для інтерпретації позареєстраційних витрат часу, наприклад, переміщення сумісників між підрозділами, що обслуговуються, та іншого подібного.

У продовженні, для наочності, наведемо фрагмент діаграми, що відображає структуру реєстрації робочого часу співробітника за день:

З діаграми випливає, що:

• Нормативний робочий час співробітника – 9:00 (з 9:00 до 18:00);
• Час регламентованої відсутності – 1:00; 
• Відпрацьований співробітником за день час - 8:20.

У процесі вищезазначеної оцінки проводиться порівняння відпрацьованого співробітником за день часу з нормативним часом перебування працівника на робочому місці, отже: 9:00 – 1:00 = 8:00.

Таким чином, якщо відпрацьований співробітником за день час – 8:00 або більше, програма його інтерпретує як 9:00 годин. Наприклад, як на попередній діаграмі — 8:20 годин.

Якщо менше 8:00, то відображає його реальне значення, з урахуванням Часу регламентованої відсутності, наприклад, як на наступній діаграмі - 7:20:

А якщо відпрацьований співробітником за день час більше 9:00 годин, то різниця оформляється як понаднормово відпрацьований час, про що ми розповімо в наступних публікаціях.

Підсумую сказане. Всі вищеописані перетворення зроблено у програмі з єдиною метою, щоб полегшити аналіз громіздких звітів. Оптимально налаштована програма дозволяє отримувати абсолютно «гладкі» звіти, наприклад, як той, з якого ми почали цю публікацію.

Звичайно ж, насправді отримати такий результат, при великій кількості співробітників, малоймовірно. Але, відхилення від норми програма добре відображає, виділяючи відповідні клітини червоним кольором:

Налаштування перетворень

Зараз ми познайомимося з параметрами, які забезпечують можливість програмі здійснювати вищезгадані перетворення:

• Приведення часу реєстрації приходу та відходу співробітників до часу початку та закінчення їх робочого дня, відповідно — час початку та закінчення робочого дня співробітників задаються в процесі створення Довідника посад:
• 
  

Крім того, необхідно додатково визначити такі параметри: 

• Не враховувати як запізнення – за замовчуванням – 0:05;
• Не враховувати як передчасний – за замовчуванням – 0:05.

До параметра Не враховувати як передчасний потрібно вказати також Контролювати передчасний за – за замовчуванням – 3:00. Він необхідний як поріг для ініціалізації ознаки передчасного відходу. Для вказаного  значення цього параметра передчасним відходом буде вважатися час, в інтервалі 3 годин до закінчення робочого дня співробітника.

Усі наведені вище параметри відображаються на екранній копії інтерфейсу програми:  

• Приведення відпрацьованого часу працівниками до тривалості їхнього робочого дня - задається у процесі створення Довідника посад:

Відсутність – за замовчуванням – 1:00.

Нарешті ми завершили ознайомлення з методами перетворення показників реєстрації співробітника, які сприяють формуванню звітів, що легко досліджуються. Однак, це ще не остання наша знахідка. Будуть і інші, але про них ми поговоримо пізніше.