Володар часу. Або хто у вас табельник?

Облік робочого часу на підприємстві тема не проста і дуже заплутана. Я переглянув в інтернеті думки з цієї теми, що склалися, і вважав не зайвим поділитися своїм поглядом на неї. 

Почну з того, що епоха консервативних засобів — паперових журналів обліку робочого часу вже безповоротно пішла, отже мої міркування стосуватимуться лише їхніх спадкоємців — спеціалізованих комп'ютерних систем. І якщо ви задумалися про те, що настав час модернізуватися, то спочатку потрібно добре вивчити цей предмет, щоб зробити для себе вибір такої системи оптимальним. І я в цьому намагатимуся вам допомогти. 

Насамперед давайте згадаємо про те, що насправді завдання обліку робочого часу представлено двома напрямами. Перший - це контроль відвідування для виявлення: запізнень, передчасних відходів, прогулів та несанкціонованих відходів з робочого місця. І другий — контроль за продуктивністю праці — це заходи щодо скорочення непродуктивних втрат робочого часу працівників безпосередньо у процесі їхнього перебування на робочому місці. Крім того, як наслідок, тут же формується докладна інформація про трудовитрати на реалізацію робіт та послуг. 

Надалі ця інформація використовується при формуванні рахунків-фактур замовникам для оплати вартості наданих вами послуг та виконаних робіт. Такий підхід дозволяє достовірно відобразити їхню трудомісткість, а отже підняти конкурентоспроможність вашого підприємства.

Зараз ми не будемо докладно торкатися напряму контролю за продуктивністю праці, це окрема велика тема, до якої повернемося в однієї із наступних статей блогу.

І нарешті ми підійшли безпосередньо до основного питання, як зробити вам вибір системи реєстрації робочого часу оптимальним? Для цього необхідно дотриматися прийнятного для вас компромісу між: 

• Вартістю придбання.
• Складністю застосування.
• Складністю користування.
• Складністю підтримки. 

І тільки після цього ви зможете зрозуміти, на користь якої системи вам потрібно зробити свій вибір, щоб забезпечити оптимальну вартість володіння нею, при максимально можливій її ефективності.
Але майте на увазі, що "вартість придбання" сплачується один раз, а інші перелічені чинники - впродовж всього періоду використання системи. Тому далі ми розглянемо саме ці чинники.

Складність впровадження та користування

Тут передусім слід звернути увагу на метод реєстрації. Сьогодні найпоширенішими є такі:

• безконтактними картами, наприклад, з чіпами Em-Marine чи Mifare;
• біометричними датчиками, що сканують, наприклад, відбиток пальця, геометрію руки, обличчя, райдужну оболонку ока, термограму обличчя і т.д.
  

Звичайно, найдешевшим є метод ідентифікації безконтактними картами. Але отримана перевага у вартості дещо нівелюється можливістю маніпулювання такими картами, наприклад, передаючи їх іншим особам для виконання фіктивних операцій реєстрації.

Застосування методу ідентифікації біометричними датчиками збільшує не тільки достовірність ідентифікації, а й вартість застосування та користування нею. Крім того, недоліком біометричної системи, на думку фахівців, є так звані «неспрацьовування», які виникають у процесі сканування, коли людина може відчувати психологічний дискомфорт (навіть страх) від виконання цієї операції. У момент сканування з організмом можуть відбуватися деякі зміни (зволоження рук або очей, часте моргання, тремтіння рук тощо) і, відповідно, системі потрібно повторне проходження цієї процедури. Я не знайшов інформації про частоту таких випадків, але розумію, що у великому потоці сканування цей показник може зростати ще суттєвіше. Тому я припускаю, що ця процедура може навіть стати для деяких співробітників причиною зміни роботи.

Отже, в процесі вибору методу реєстрації керуйтеся не тільки міркуваннями допустимої для вас його вартості впровадження та користування, але й оцінкою стресостійкості вашого персоналу.

Крім того, до показників складності впровадження та користування можна віднести наявність підтримки контролю за продуктивністю праці.

Попрошу помітити, як наслідок, для швидкого впровадження будь-якої комп'ютерної системи дуже важливо мати інтуїтивно зрозумілий, не перевантажений зайвою функціональністю інтерфейс програмного додатку, тому що зрештою це виливається у вартість володіння нею.

Якщо бізнес-процес, що склався на вашому підприємстві, не дозволяє впровадження цієї функціональності, наприклад, більшість ваших співробітників не має комп'ютеризованих робочих місць, то краще вибирати систему, яка не обтяжена контролем за продуктивністю праці або дозволяє не набувати цієї функціональності. Це дозволить не тільки знизити витрати на впровадження системи реєстрації робочого часу, а й спростити користування нею. В результаті це обернеться для вас економією робочого часу, а отже, і щомісячною фінансовою економією. Але, пам'ятайте, що добре налагоджений контроль за продуктивністю праці є сам собою джерелом значного доходу.

Складність підтримки

Мабуть, цей показник не є істотним недоліком і більшою мірою відноситься до експлуатації біометричних датчиків. На нього слід звертати увагу лише, якщо у штаті вашого підприємства немає кваліфікованих IT-фахівців. У цьому випадку ви можете отримати додаткові витрати від звернення за допомогою до сторонніх фахівців. Але, вартість таких послуг не настільки неприйнятна, як неприйнятні можливі простої системи в очікуванні такої допомоги.

Далі, мої міркування вестимуться лише щодо підприємств, які не мають у штаті кваліфікованих IT-фахівців, оскільки ті підприємства, які ними володіють, можуть набувати системи будь-якої складності.

Зазвичай це невеликі підприємства, до 30 співробітників, де практично всі зайняті процесом надання робіт і послуг. Таким чином, виділити співробітника для супроводу системи контролю відвідування дуже проблематично. Тому в процесі її придбання необхідно переконатися, що вона не потребує значних витрат часу для супроводу.

Давайте подивимося, які робочі етапи в процесі роботи з системою контролю відвідування є найбільш трудомісткими. Звичайно ж:

• Контроль виконаних співробітниками реєстрацій (приходу та відходу).
• Складання робочих графіків.
  

Контроль виконаних співробітниками реєстрацій (приходу та відходу)

Скоротити витрати на цей робочий етап можна цілком простим способом. Для цього необхідно запровадити процедуру самоконтролю своїх операцій співробітниками. У разі порушення режиму реєстрації, співробітник у системі залишає пояснення причин та, якщо потрібно, інформацію для виправлення цієї некоректної реєстрації.

Таким чином, уповноважений для супроводу системи контролю відвідування співробітник витрачає мінімум часу для виправлення некоректних реєстрацій на основі одержаних від співробітників пояснень. 

Переконайтеся, що вибрана система контролю відвідування підтримує процедуру самоконтролю своїх операцій співробітниками. Таким чином, ви знизите витрати на її супровід.

Складання робочих графіків

Це, мабуть, найскладніший етап. А якщо ще робочі графіки реалізовані у вигляді звичайної таблиці (список співробітників, робочі дати), буде потрібно дуже багато часу. Звичайно ж, вона гнучка в налаштуванні, зазнає будь-якої корекції, але складна і затратна за часом у процесі складання.

Однак, існують інші способи складання робочих графіків, наприклад, автоматичне створення періодичних робочих графіків на основі типових шаблонів. Але тут можуть бути сюрпризи. Зустрічаються робочі графіки, які не формалізуються програмно в такий спосіб.

Переконайтеся, що вибрана система контролю відвідування підтримує створення періодичних робочих графіків на основі шаблонів. Ну вже якщо вам не вдається на її основі реалізувати робочий графік, що склався у вас, задумайтеся про те, щоб його змінити і зробити технологічним для роботи з програмою. Повірте, так буде дешевше.

У процесі спілкування з керівниками підприємств у мене склалося враження, що більшість із них переоцінюють можливості комп'ютерних систем в цілому, незалежно від сфери їх застосування. Вважається, що програма сама по собі повинна все знати і вміти, і тим більше повністю замінювати людей. Усі мріють про «одну кнопку», яку якщо натиснути, то все побачиш. Хочу всіх, хто так вважає, розчарувати, так не буває. Немає примітивних комп'ютерних систем, які супроводжують складні процеси.

Взагалі, треба сказати про те, що будь-яка комп'ютерна система, спрощено, функціонує у два етапи: 

• Підготовка інформації, яка описує контрольований процес.
• Підготовка звітів на дослідження результатів контрольованого процесу.

Звичайно ж, найскладнішим є перший етап — Підготовка інформації, що описує контрольований процес. Його складність полягає в тому, що створювана в комп'ютерній системі інформація має бути коректною, тобто вона, завантажуючись у програму, повинна відповідати певним якісним та кількісним вимогам. І тому повинна перевірятися не лише програмно, а й додатково компетентним фахівцем, який зобов'язаний вносити корективи у разі, якщо програмна логіка не змогла виключити помилку. Наприклад, співробітник не зареєстрував автоматично прихід, але з поважних причин і, отже, необхідно виконати цю реєстрацію в ручному режимі.

Другий етап — це практично формальне вивчення звітів із виявлення прихованих помилок. Але при коректній підготовці даних на першому етапі звіти є вже готовою для застосування інформацією.

За підсумками вище сказаного, зауважу, жодна комп'ютерна система не може працювати без управлінської (адміністративної) підтримки. Її супровід має бути чітко підкріплено правилами внутрішнього розпорядку на підприємстві щодо роботи з нею. Тут мають бути чітко визначені правила реєстрації приходу, відходу, санкціонованого відходу з робочого місця. Також повинні бути визначені правила щодо виконання процедури самоконтролю своїх операцій співробітниками та ін.

Про нас

Проблемами контролю робочого часу ми займаємося вже багато років, тому нами накопичено значний практичний досвід, як втілення якого, нами був реалізований програмний проект Про100 Табельник, який має українську та російську локалізацію, у базовій комплектації якого ми спробували максимально реалізувати все, що рекомендується в цій статті. Переконайтеся: 

• Ідентифікація працівників здійснюється безконтактними картками з чіпами Em-Marine або Mifare.
• Не опрацьовує контроль продуктивності праці. Ця функціональність реалізована в окремому додатку.
• Підтримує процедуру самоконтролю своїх операцій працівниками.
• Має стандартний однозмінний автоматичний робочий графік (робочі дні – Пн.-Пт., вихідні дні – Сб., Нд.).
• Має файл-серверну архітектуру, що не вимагає високої кваліфікації фахівців, які її обслуговують.

Є безліч інших знахідок, про які ми тут писати не будемо, детально про які ви зможете дізнатися з супровідної до додатку документації.

Звичайно ж, перерахованими можливостями функціональність додатку не обмежується. Розширення його функціональності можливе за рахунок придбання додаткових модулів. Крім того, можна реалізувати й індивідуальні потреби замовників на основі окремих угод.

Якщо ви задумалися про застосування нашого додатка на своєму підприємстві, завантажте його дистрибутив — 45-денний тріал «Про100 Табельник» та скористайтесь для його налаштування статтею « Як за десять кроків самостійно налаштувати програмний додаток «Про100 Табельник ».